CAS Agile Organisation

making your organisation agile

Implementation von Agilität ist eine lange Reise

Posted by Saverio iozza on 18.09.2020

Mein Arbeitgeber – die TESTEX AG in Zürich – ist ein traditionelles Unternehmen, welches schon seit 1846 mit Schwerpunkt im textilen Bereich prüft, analysiert und zertifiziert. Die TESTEX hat in diesen Jahren schon vieles erlebt, darunter auch verschiedene Umstrukturierungsmassnahmen.

Das rasante Wachstum der letzten 20 Jahre, inklusive Expansion nach Asien und Integration eines weiteren Textilprüfinstituts in Österreich schufen die Notwendigkeit für eine weitere Neuerung. So startete die Geschäftsleitung Ende 2015 das Projekt „Redesign“ mit dem Ziel, die Firmenstrukturen zu modernisieren, um künftigen Anforderungen gewachsen zu sein.

Die dezentrale Organisation, der starke Personalwachstum und das stetig wachsende Produktportfolio stellten zudem höhere Ansprüche an die Kommunikation. Mit dem Fokus auf einen aktiven Verkauf und neue technologische Möglichkeiten wurde eine zunehmende Spezialisierung der Mitarbeitenden notwendig.

Dabei waren die Ziele des Redesigns:

  • Klare Prozesse, Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen
  • So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig verändern
  • Entflechtung der Zuständigkeiten
  • Aktivierung des Verkaufs und mehr Kundennähe
  • Einführung neues ERP-System
  • Nutzung von Synergien
  • Gruppenweit harmonisierte Funktionsbeschreibungen

Dies soll Synergien schaffen, um das Personal und die Geräte durch Nutzung von Erfahrungswerten und Produktionsplanung optimal einzusetzen, um Kapazitätsauslastung besser abzuschätzen und um den Wissenstransfer zu verbessern.

Das Redesign wurde letztlich 2017 umgesetzt.

Zudem hat man die bisherige Linienorganisation durch eine zusätzliche Matrix-Organisationsstruktur auf Geschäftsleitungsebene ergänzt. Auf menschlicher und kultureller Ebene begleitet man diese strukturellen Anpassungen auch mit einem Change Management, indem man ein Kulturwandel, Namens «Our TESTEX Way» (siehe Abbildung), anstrebt.

Abbildung: OUR TESTEX WAY – Change Management
Quelle: TESTEX AG, 2017

Das Redesign und das Change Management der TESTEX haben beide agile Aspekte. Speziell beim Kulturwandel ist die Agilität ein Grundpfeiler.

Im Folgenden ist ein Auszug aus dem Change Management:

Wir leben AGILITÄT in dem wir die Marktherausforderungen voraussehen!
Unter AGILITÄT verstehen wir die Fähigkeit, individuell auf Kundenbedürfnisse einzugehen und uns ihnen anzupassen. Der Begriff des Kunden steht im weiteren Sinne für alle Anspruchsgruppen, das heisst auch interne „Kundenbeziehungen“. Gemeint sind konkret dynamische Lösungswege, Flexibilität und proaktive Kommunikation. Im Arbeitsalltag bedeutet das, Anfragen rasch zu beantworten, Empathie für sein Gegenüber zu zeigen, Probleme gemeinsam zu lösen und sich jeden Tag neu zu erfinden.

Wo stehen wir nun 3 ½ Jahre danach in Bezug auf die Agilität?
Sie ist noch im Aufbau, da ansatzweise Umsetzungen stattgefunden haben. Es wurden schon «agile» Workshops durchgeführt und dabei einige Punkte, wie z.B. Daily Stand Ups oder der Nutzung von Kanban-Boards bei der Methodenentwicklung/-optimierung inklusive zwei-Wochen-Sprints, in einigen Arbeitsbereichen schon implementiert. Jedoch weiss man noch nicht so recht, wie es weiter vorangetrieben werden kann, um unter anderem auch die Prozesse im Daily Business agil zu gestalten.

Woran liegt es, dass es weiterhin im Aufbau ist?
An der Technologie? Am Arbeitsvolumen? Am Kunden? An den Mitarbeitenden? Am Kader? An der Geschäftsleitung?

Die Technologie wurde in den letzten 3 Jahren stark verbessert, auch Dank Digitalisierung (neues ERP, neues CRM, MS Teams, Office 365, usw.). Daran liegt es meiner Meinung nach nicht, auch wenn Übersichttools momentan noch nicht ausgereift sind.

Das Arbeitsvolumen ist in den letzten drei Jahren stark angestiegen. Dies kann ein Grund sein, da man dann meist nur reagieren anstatt agieren kann (speziell auch im letzten Halbjahr, als Corona einen grossen Einfluss eingenommen hat).

Der Kunde ist in unserem Fall ein Pool von 6000 Kunden. Somit gibt es nicht unbedingt den «Kunden» mit dem man interagieren kann, da man allen gerecht werden möchte. Dieser Umstand macht ein Umsetzung nicht einfach.

Die Mitarbeitenden verstehen unter das Wort «agil» meistens «schnell» und versuchen dabei ihren jetzigen Prozess einfach schneller durchzuführen. Zudem sind sie es eher gewohnt in hierarchischen Strukturen zu arbeiten.

Das Kader kennt nur ansatzweise agile Arbeitsweisen. Es fehlt hier das Wissen, wie man die weitere Umsetzung anpacken soll.

Die Geschäftsleitung hat diese Wissenslücke erkannt und startet mit einem Ausbildungsprogramm, um das Kader in die neue Kultur und in das Redesign zu stärken. Hierbei werden nicht nur die Agile Organisation, sondern auch andere Elemente des Redesigns betrachtet (z.B. Digitalisierung, Lean Management).

Was kann ich nun dazu beitragen, dass Agilität bei der TESTEX gefördert wird?
Mir ist gleich in den ersten zwei Tagen schnell bewusst geworden, dass dieser Kurs mein jetziges Wissen ausbauen wird.

Das «Agile Manifesto» (inklusive deren Prinzipen) werde ich im nächsten Kadermeeting vorstellen und dort besprechen, wie wir es in unser Geschäftsfeld und in unsere Kultur einbauen können. Dabei stelle ich mir vor, dass das IT-bezogene Manifest auf unsere Bedürfnisse mit Hilfe aller Mitarbeitenden angepasst wird.

Zudem habe ich diese Woche das Beyond Leadership (siehe Abbildung) einer Kollegin angesprochen. Sie fand das sehr interessant und hat sich die Frage gestellt, ob man dies auch als Tool beim Konfliktmanagement nutzen könnte. Auf jeden Fall werde ich es bei einem der nächsten internen Workshops mal anwenden, um zu sehen, wie die Teilnehmenden auch direkt zu Teams werden und um den Workshop gleich von Anfang auf eine Richtung zu fokussieren.


Abbildung: Beyond Leadership Activation Circle: Workflow
Quelle: Mölleney, Sachs 2019

Zudem war ich irgendwie erleichtert zu erfahren, dass es laut der vorgestellten Studie bei der Mehrheit der Unternehmen am Anfang der Implementierung von agilen Arbeitsformen gleich ergeht, wie es uns bisher ergangen ist.

Auf jeden Fall bin ich sehr gespannt, wie die hier erlernten Kenntnisse TESTEX in eine agile Organisation umwandeln.