CAS Agile Organisation

making your organisation agile

Gutes, zusammen besser machen!

Posted by Claude Waeber on 22.10.2020

Seit über 10 Monaten bewege ich mich mittlerweile im agilen Umfeld und kam dazu wie die Jungfrau zum Kinde. Ein Stellenwechsel ermöglichte mir überhaupt, die agile Welt zu entdecken und kennenzulernen, wofür ich mittlerweile sehr dankbar bin. Entgegen aller Vorurteile und wider Erwarten, erlebe ich mein neues, agiles Umfeld tatsächlich in einer öffentlichen Verwaltung. Die Vergangenheit war geprägt von Umstrukturierungen in der Organisation und das Teamgefüge, wo ich mich momentan befinde, besteht – mit der Ankunft des neuen Teamleiters vor 2 Wochen – auch erst seit mehreren Monaten in dieser Form und Besetzung.

Quo vadis Team-Agility?

Momentan sind wir von Team-Agility noch weit entfernt. Meinen Erkenntnissen zufolge resultiert dies aus der Tatsache heraus, dass das Thema Agilität und dazugehörige Werkzeuge & Methoden eher «von oben» über die Organisation gestülpt als wirklich eingeführt wurde. Dadurch wurden die Mitarbeiter zum Teil völlig überfordert und kamen nicht zurecht. Andererseits soll Agilität aktiv – durch die Organisation erwünscht – gelebt werden. Das streben wir nun an und versuchen wir, in vorerst kleinen Schritten, umzusetzen. Höchste Zeit also, mein neues Team – in meiner zusätzlichen Rolle als Agile Coach – möglichst rasch näher kennenzulernen, um Gutes, zusammen besser zu machen…aber wie und welche Hindernisse gibt es?

(c) hanisauland.de

Folgende Herausforderungen haben wir in unserem Team Purchasing & Procurement aber zuerst noch vor der Brust:

  • vom klassischen Team (strategisch / operativ) –> zum selbstorganisierten Team
  • von einer Gruppe von Einzelkämpfern –> zu einem echten Team
  • von zusammen arbeiten –> zur gemeinsamen Zusammenarbeit
  • von «one size fits all» –> zu voneinander lernen
  • Agilität erlebbar machen –> WIR sind unsere grösste Stärke

Wer/wo sind wir als Team? = Set(ting) the Stage

Das Set the Stage ist der Einstieg/die 1. Phase einer Retrospektive und hat sich für mein Anliegen bewährt, wie ich – gerade auch als Moderator in unseren primären Remote-Teamkaffeepausen – feststellen durfte. Um möglichst auch ein gemeinsames Mindset für alle Mitglieder zu schaffen, war mir persönlich wichtig, einen gemeinsamen Kodex festzulegen, alle Betroffenen zu Beteiligten zu machen und auch um alle Ideen der Involvierten zu diesem virtuellem Teammeeting zu integrieren.

(c) Claude Waeber

Die jeweiligen ersten 5-10Min. gehörten jeweils ganz meiner eigenen kreativen Moderations-Gestaltung und diente sowohl mir, als auch dem Team in erster Linie darum, sich von vorherigen Gedanken/Meetings zu lösen, sich gemeinsam auf unser Teammeeting einzustimmen und sich gegenseitig näher kennenzulernen.

Hierfür verwendete ich möglichst kreative Elemente wie Gehirnjoggings (siehe Bild 1), Kinderspiele «Ich packe in meinen Koffer…“ (Bild 2) oder auch sehr einfache, aber wertvolle Einstiegsfragen wie:

  • Was wäre Dein Traumreiseziel und warum?
  • Was wolltest Du als Kind werden?
  • Wie fühlst Du Dich heute?

Des Weiteren greife ich auch immer wieder gerne auf den Retromaten zurück. Der Retromat (https://retromat.org/en/?id=43-123-50-125-40 ) ist ein hervorragendes Ideen-Sammelwerk zur Gestaltung einer Retrospektive und/oder für die einzelnen Phasen davon. In kleinen Schritten bewegen wir uns nun vorwärts und zumindest schon mal in die richtige Richtung. Unser agiler Weg wird viele Meilensteine beinhalten und einer dieser, steht schon vor der Tür –> Betroffene zu Beteiligten machen!

Betroffene zu Beteiligten machen

Um für die Zukunft gewappnet zu sein, ist dies einer der wichtigsten Grundsätze für die tägliche Arbeit. Dieses Prinzip stellt einen grundlegenden Wandel dar und mag sicherlich auch unser Team auf den Kopf stellen. Nichtsdestotrotz sollten wertschöpfende Mitarbeiter und operative Entscheider – bezüglich ihrer Arbeit – auch in strategische Entscheidungen miteinbezogen werden, anstelle einer weitverbreitenden klassischen Trennung von operativ/strategisch.

Es macht keinen Sinn, kluge Köpfe einzustellen und ihnen dann zu sagen, was sie zu tun haben.

Wir stellen kluge Köpfe ein, damit sie uns sagen, was wir tun können.

Steve Jobs

Warum Betroffene zu Beteiligten machen?

  • Im Gegensatz zu früher, müssen heute schneller Entscheidungen getroffen werden, um erfolgreich zu sein
  • Arbeitende Menschen in der Wertschöpfungskette wissen besser, welche Entscheidung für die jeweilige Wertschöpfung am besten ist
  • Die heutige komplexe Gegenwart erfordert eine hohe Reaktionsfähigkeit auf neue Erkenntnisse, da nicht mehr alles völlig vorhersehbar ist.
  • Engagement und Motivation der beteiligten Leute ist ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg

Wie Betroffene zu Beteiligten machen?

  • Durch Transparenz der Informationen, welche gleichermassen verfügbar sein müssen
  • Durch einen aktiven Informationsfluss, damit eine Beteiligung durch willige Menschen stattfinden kann und diese partizipieren können/dürfen.
  • Die Partizipation sollte freiwillig und lösungsorientiert sein und der persönliche Beitrag muss als sinnstiftend wahrgenommen werden.

Hierbei werde ich sehr zeitnah sicherlich mal eine komplette, grössere Team-Retrospektive durchführen wollen, um eine gemeinsame Auslegeordnung – der Startschuss unseres Teams für die zukünftige, neue gemeinsame Zusammenarbeit zu schaffen und sämtliche Bedürfnisse, die Fähigkeiten und Stärken aller Beteiligten mal in Erfahrung zu bringen. Desweiteren möchte ich mit dem neuen Teamleiter auch einen Team-Canvas erstellen, um auch aufzuzeigen, welche Stärken wir haben und welche Ziele wir verfolgen möchten. Ich bin sehr gespannt und freue mich auf die kommenden Wochen und Monate.