CAS Agile Organisation

making your organisation agile

Vergangenheit ist die neue Zukunft

Posted by Saverio iozza on 24.10.2020

In meinem ersten Blog habe ich erwähnt, dass wir mit kleinen Schritten in die agile Arbeitswelt gestartet sind. Bei der Beurteilung des Blogs wurde ich gefragt, ob wir auch schon Retrospektive durchführen. Retrospektive? Das habe ich hier im CAS schon einige Male aufgeschnappt. Aber was ist das genau? Wikipedia bezieht sich hier kurz auf die Sprint-Retrospektive (https://de.wikipedia.org/wiki/Scrum#Sprint-Retrospektive), die trotzdem einige Schlagwörter hervorbrachten, die mich packten:

Bild 1: Schlagwörter zur Sprint-Retrospektive aus Wikipedia

Learning by Doing

Nun habe ich mich gefragt, wie dies funktioniert. Da trotz verschiedener Internetanleitungen mir nicht direkt klar wurde, wie ich es persönlich in meinem Arbeitsumfeld umsetzen konnte, war ich um so mehr gespannt auf das Untermodul «Retrospektive» im Team Agility.

Erst nach dem Segelboot-Beispiel (siehe auch Bild 2) über das CAS ist mir bewusst geworden, wie es in der Praxis umgesetzt werden kann.

Bild 2: Sailboat Retrospective (https://luis-goncalves.com/sailboat-exercise-sailboat-retrospective/)

Kanban @ TESTEX

Mein Arbeitsumfeld ist zum grössten Teil „produktionsbehaftet“. Wir analysieren Textilien auf Schadstoffe und produzieren somit Analysendaten für unsere Kunden. Ein kleiner Bereich befasst sich mit der Entwicklung von neuen Analysenmethoden bzw. der Optimierung von bestehenden Methoden. Dieser Bereich ist jedoch wichtig, um das Portfolio up-to-date zu halten. Um die verschiedenen Tasks im Überblick zu behalten, wurde Ende 2019 das Kanban-Board eingeführt. Es wird bis anhin nur als «Aufgabenmanager» verwendet mit den üblichen drei Spalten: Was gibt es für Aufgaben im Backlog? Welche Aufgaben werden gerade bearbeitet? Welche wurden erledigt?

Die Entwicklung des Kanban-Boards innerhalb eines Jahres war trotzdem sehr lehrreich. Zuerst wurden die Projekte – egal wie gross sie waren – in das Kanban-Board gesetzt. Das Problem hierbei war, dass die grossen Projekte schlecht in gleichmässigen Rhythmen geplant und durchgeführt werden konnten. Somit wurden die grossen Projekte in kleinere Teile zerstückelt, die bei allen Methodenentwicklungen/-optimierungen vorkommen: Recherche, Planung, Entwicklung, Routinefähigkeitsüberprüfung, Validierung. Diese Teilstücke konnte man sehr gut im Zwei-Wochen-Rhythmus durchführen. Nun war nicht nur die Durchführung besser erkennbar, sondern auch eine mögliche Deadline des Projekts, welches nach dem alten Arbeitsschema kaum möglich war. Zudem hat auch beim Kanban-Board das Digitalisierungsbestreben unserer Organisation nicht halt gemacht. Von einem klassischen Post-It-Board ist es mit Planner (MS Teams) nun ein fester Bestandteil in der Methodenentwicklung.

Ein Problem hat sich in letzter Zeit ergeben. Es werden bei unterschiedlichen Projekten mit unterschiedlichen Teamkonstellationen (max. 3 Mitarbeitende, ein Fachexperte ist immer mit dabei) hin und wieder die gleichen Fehler gemacht. Aus den gemachten Fehlern wurden keine Massnahmen ergriffen, um diese beim nächsten Mal nicht mehr durchzuführen. Ein «Inspect and Adapt» gab es bisher nicht. Keine Reviews und keine Retrospektive wurden somit durchgeführt. Hauptsache das Projekt war fertig.

Einführung Review

In der Woche nach dem Untermodul «Retrospektive» habe ich unserem Fachexperten mitgeteilt, dass ein Review im Stile eines «längerem» Daily Meeting nach dem Abschluss eines Teilstückes mit allen Projektteilnehmenden durchgeführt werden muss. Dies wurde vom Fachexperten sehr begrüsst und wurde auch gleich bei einigen Projekten schon nachgeholt. Der Fachexperte war sehr erstaunt, was für ein wertvollen Feedback von den Teilnehmenden erhalten hat.

Planung Retrospektive

Die Retrospektive möchte ich gerne allgemein den Prozess bei der Methodenentwicklung optimieren. Klar dürfen einzelne Projekte, die nicht gut gelaufen sind, herangenommen werden, aber dabei soll nicht das Projekt im Detail sondern das Projekt aus der Adlerperspektive betrachtet werden.

Am Anfang werde ich mindestens die ersten zwei Retrospektiven durchführen. Anschliessend kann es der Fachexperte übernehmen. Er könnte sich somit auch in die Rolle des ScrumMasters weiterentwickeln.

Als erste Vorlage für eine Retrospektive würde ich „routinehalber“ wieder das Segelboot nehmen. Ich habe auch nun andere Vorlagen (z.B. Starfish, SCS, Seestern, KALM) im Internet (z.B. https://retromat.org/de/?id=18-139-50-11-17; https://agilescrumgroup.de/retrospektive-formen-mit-beispielen-und-ideen/; https://www.dotag.ch/blog/dot-tipp-5-einfache-schritte-zur-perfekten-retrospektive) gesehen, die extrem interessant sind. Jedoch wäre mein Wunsch als Italo-Western-Fan für die zweite Retrospektive ganz sicher folgende Vorlage:

Bild 3: Poster zum Film „The Good, The Bad, and The Ugly“ von Sergio Leone, 1966

Die Regeln zu dieser Retrospektive stammen von FUNRETROSPECTIVES (https://www.funretrospectives.com/the-good-the-bad-and-the-ugly/).

Remote Retrospektive

Aufgrund der Pandemie-Situation dürfen wir in unserer Organisation keine physischen Meetings mit mehr als drei Leuten durchführen. Dies führte zur Überlegung, wie können Retrospektiven online stattfinden.

Verschiedene Möglichkeiten habe ich gefunden. Eine davon und gut umsetzbar ist, dass man es im PowerPoint im Verbund mit MS Teams machen könnte. Eine gute Anleitung habe ich bei FlowWork.Rocks! (https://flowwork.rocks/remote-retrospektive-powerpoint-microsoft-teams/) gefunden. Dies setzt eine gute Vorbereitung und Zeit voraus.

Es gibt auch Internettools, die frei nutzbar sind. Bei FUNRETROSPECTIVES (siehe Link oben ”The Good, The Bad, and The Ugly”) kann jede Vorlage auch im Remote genutzt werden.

Ein weiteres cooles Tool ist unter https://retrotool.io/ zu finden. Leider sind die Internettools visuell kein Spektakel, aber man kann sehr einfach die virtuellen Post-Its beschriften und platzieren.

Für die ersten zwei Retrospektiven möchte ich visuell die Teilnehmenden mitnehmen und habe mich entschieden, die PowerPoint-Variante zu verwenden.

Zum Schluss möchte ich gerne mit einem Zitat von Helmut Kohl abschliessen:

«Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten.»

Helmut Kohl (1995, Rede im Bundestag)